职场圣经 0007--合理利用时间，提高工作效率

关于时间的功利价值，最直截了当的话就是本杰明﹒富兰克林说的：“时间就是金钱。”
    在商业中更是如此。但是每个人每天都只有24个小时，这有什么分别呢？分别之处在于时间的单位价值。因此提高时间的价值就是[color=#FF00FF]提高单位时间的价值[/color]，这有两种办法，一是在单位时间内做更多的事情；二是在单位时间内做更重要的事情。
    [B]办法1：[color=#FF00FF]在单位时间内做更多的事情[/color]。[/B]
    这就要求我们做每一件事情都要马上行动，杜绝拖延；要求我们今日事，今日毕；要求我们培养快速的节奏感，更要求我们控制完成一件事情的时间。
    就今日事，今日毕，采用的措施是富兰克林的工作卡片。在这工作卡片上，第一栏是制定一天所需要完成的事情，第二栏是一天实际完成的事情。两栏相比较，我们就可以发现自己在什么事情上面浪费了时间，以此来加强自己的时间感。 
    要控制完成一件事情的时间，这就要求我们，预告限定我们完成一件事情的时间，也在工作卡片上写下，你所要做的每一件事情所需的时间，这样可以加强你工作的节奏感。再次，你可以要求自己一次就把事情做好，不要留下其他残余的东西。更不要使工作留下缺陷，等待下次抽时间来解决。你只有做第一次事情100%的做好，你才能够给第二件事情100%的时间。
    办法2：在单位时间内做更重要的事情。
    这就需要你分清事情的轻重缓急。首要的问题是，你要决定做什么事情是重要的，什么是不重要的。一个非常有效的方法，它在个人的事业成长过程中发挥了重要的作用。此方法运用的微妙之处，还望大家细心体会。这个方法将它称之为 富兰克林时间表。 如附表所示，事情可以按它的时间程度分为紧迫和不紧迫，也可以按它的作用分为重要和不重要。将这四项排列组合，列入表格中，就是你在在附表(单击查看)中所见到的。
    重要的事情 往往都与 工作的目标或者企业的目标有关，也可以是与个人的目标相关。凡是有利于工作价值的增长,有利于工作目标的实现,有利于人生幸福的事情都可以认为是重要的事情。
    紧迫的事情常常是那些时间上不容许推脱，要立即加以反映的事情。一般人的自然偏向是关注紧迫的事情，因此他常常集中在第1类和第3类的事情；一般人的自然偏向是忽略不紧迫的事情，因此他往往忽视了第2类和第4类的事情。
    令人惋惜的是，由此人们忽略了第2类，而正是第2类决定了一个人成就的大小，富人和穷人的差别也在于此。这个表的作用就在于可以区别各类事情，从中选出第2类的事情，并且贯彻实施它。希望大家运用这个方法，花上几天的时间将你人生中所必须或者可能要做的事情进行分类，将它写在工作卡片上，每天用它来检查自己的行动，确保自己所处理的事情大多数处在第2类中，由此相信你的工作能力就会得到不断地提高，而这是确保你个人发展的重要因素。
    通过这两个办法，相信你已经能够安排自己事情的日程了，可以做到一天25个小时。不要说，你忙得没有时间，而要关注你忙的是什么事情，你忙得有没有效率。往往最忙的人是最能够找得出空闲时间的人，因为他忙于做一些繁琐小事，忙于处理一些突发小事，或者把一件能够在一个小时之内做完的事情，拖到用两个小时来完成。
    我们大多数人都有经验，往往影响时间效率的并不是那些有难度的事情或者重要的事情，而往往是一些繁琐小事，诸如寻找文件等。据统计，一般公司职员每天要花二至三个小时寻找乱堆乱放的东西。每年因东西摆放不整洁和无条理，将浪费近20%的时间。因此在工作场合保持整洁和条理，这是提高个人价值和工作效率的重要措施。
    员工日常整理方法：
    1. 养成东西哪里拿哪里放的习惯；
    2. 把同样、同类、同时使用的东西放在一起；
    3. 把储存库分类管理并加上编号；
    4. 把所有的钥匙统一保管；
    5. 把文件按照重要性分类保管；
    6. 常用的东西放在随手可取的地方。
    一个人能力和价值的大小就取决于他是如何使用时间的。为此，提醒大家在工作卡片上，写明：我的时间价值每天多少元，每个小时多少元，每分钟多少元，以此来提醒自己要最有效率地做最重要的事情。